Privacyverklaring Topminded / Oil Minded
Artikel 1. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?
Topminded / Oil Minded (hierna: Topminded) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Bedrijfsgegevens
Topminded / Oil Minded
KvK-nummer: 72482044
Monique van Roekel
Prins Willem-Alexanderpark 277
3906 CH Veenendaal
Website:
E-mail: monique@topminded.nl
Telefoon: +31 6 46 34 53 32
Artikel 2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Topminded verwerkt persoonsgegevens omdat je gebruik maakt van onze diensten, producten of website, of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt.
Afhankelijk van de dienstverlening kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:
- voor- en achternaam
- geslacht (uitsluitend indien relevant voor de dienstverlening)
- geboortedatum
- geboortetijd
- geboorteplaats
- adresgegevens
- telefoonnummer
- e-mailadres
- Human Design-gegevens
- informatie die je verstrekt via intakeformulieren, vragenlijsten, e-mail, WhatsApp, social media of tijdens coachingsgesprekken
- betalings- en factuurgegevens
- gegevens over jouw gebruik van onze website, e-mails en online leeromgeving voor zover je daarvoor toestemming hebt gegeven
Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening of waarvoor een wettelijke grondslag bestaat.
Artikel 3. Bijzondere persoonsgegevens
In sommige gevallen verwerken wij bijzondere persoonsgegevens.
Dit kan onder meer betrekking hebben op:
- gezondheidsgegevens die je vrijwillig verstrekt tijdens coaching of begeleiding
- informatie over jouw fysieke of mentale welzijn, voor zover deze noodzakelijk is voor het uitvoeren van het coachingstraject
- biometrische gegevens via een iTOVi-scan, uitsluitend wanneer je ervoor kiest deze scan te laten uitvoeren
- persoonsgegevens van minderjarigen uitsluitend indien hiervoor aantoonbaar toestemming is verleend door een ouder of wettelijke vertegenwoordiger
Wij verwerken bijzondere persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening, wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven of wanneer een andere wettelijke grondslag van toepassing is.
Artikel 4. Waarvoor gebruiken wij jouw persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:
- het uitvoeren van coaching, begeleiding, trainingen en opleidingen
- het verwerken van aanmeldingen
- het opstellen van een persoonlijk begeleidingsplan
- het uitvoeren van Human Design-analyses
- het verzorgen van iTOVi-scans
- het beantwoorden van vragen
- het leveren van producten
- het verwerken van betalingen
- het verzenden van nieuwsbrieven en marketingcommunicatie wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven
- het analyseren van openings- en klikgedrag van e-mails om onze communicatie te verbeteren
- het informeren over wijzigingen van onze diensten of producten
- het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale verplichtingen
- het beveiligen en verbeteren van onze dienstverlening
Artikel 5. Op welke grondslag verwerken wij jouw persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.
Afhankelijk van de situatie is dat één of meer van de volgende grondslagen:
- de uitvoering van een overeenkomst
- jouw toestemming
- een wettelijke verplichting
- een gerechtvaardigd belang, zoals het verbeteren van onze dienstverlening, het beveiligen van onze systemen of het onderhouden van klantcontact
Wanneer verwerking is gebaseerd op toestemming, kun je deze toestemming op ieder moment weer intrekken. Dit heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór het moment van intrekking.
Artikel 6. Gebruik van kunstmatige intelligentie (AI)
Bij de uitvoering van onze dienstverlening maken wij gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) als ondersteunend hulpmiddel.
AI wordt uitsluitend ingezet ter ondersteuning van onze werkzaamheden en neemt geen beslissingen namens Topminded.
6.1 AI voor content
AI kan worden gebruikt voor het opstellen van conceptteksten, zoals:
- nieuwsbrieven
- blogs
- socialmediaberichten
- video’s en scripts
- e-mails
- marketingteksten
- lesmateriaal
Alle door AI gegenereerde teksten worden door Monique van Roekel persoonlijk gecontroleerd, beoordeeld en waar nodig aangepast voordat deze worden gepubliceerd of verzonden.
6.2 AI ter ondersteuning van coaching
AI kan tevens worden gebruikt ter ondersteuning van coaching, analyses en voorbereiding van sessies.
Daarbij kunnen – uitsluitend voor zover noodzakelijk – onder meer de volgende gegevens worden verwerkt:
- naam
- geboortedatum
- geboortetijd
- geboorteplaats
- Human Design-gegevens
- informatie die relevant is voor de begeleiding
AI levert uitsluitend aanvullende analyses, suggesties of invalshoeken.
De uiteindelijke interpretatie, coaching, begeleiding, adviezen en conclusies worden altijd door Monique van Roekel persoonlijk gegeven.
Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats.
6.3 Zorgvuldige omgang met AI
Bij het gebruik van AI houden wij rekening met de bescherming van persoonsgegevens.
Waar de gebruikte software deze mogelijkheid biedt, maken wij gebruik van privacy-instellingen waarmee ingevoerde gegevens niet worden gebruikt voor het trainen of verbeteren van AI-modellen.
Wij verwerken via AI uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening.
Artikel 7. Geautomatiseerde besluitvorming
Topminded neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking of kunstmatige intelligentie en die rechtsgevolgen hebben of jou anderszins aanzienlijk kunnen treffen.
Alle belangrijke beslissingen en adviezen worden altijd door een mens beoordeeld.
Artikel 8. Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt.
Daarbij hanteren wij de volgende uitgangspunten:
- administratieve en fiscale gegevens bewaren wij gedurende zeven (7) jaar
- klant- en communicatiegegevens bewaren wij in beginsel maximaal drie (3) jaar na het laatste contactmoment, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is
- gegevens uit Human Design-analyses en coaching bewaren wij zolang dit noodzakelijk is voor de begeleiding of zolang de wet dit vereist
- iTOVi-scans bewaren wij zolang deze relevant zijn voor de begeleiding of totdat je verzoekt deze te verwijderen
- gegevens van nieuwsbriefabonnees bewaren wij totdat je je uitschrijft via de afmeldlink of totdat wij de gegevens verwijderen
Artikel 9. Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?
Topminded deelt jouw persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer jij daarvoor toestemming hebt gegeven.
Wij maken onder meer gebruik van de volgende dienstverleners:
- betaalprovider (Mollie)
- e-mailmarketingsoftware (ActiveCampaign)
- boekhoudsoftware (Moneybird)
- online leeromgeving, community, betaalsysteem en affiliatesysteem (Membirds)
- automatiseringssoftware (Zapier)
- CRM- en projectmanagementsoftware (Trello)
- cloudopslag (iCloud, Microsoft OneDrive en Google Drive)
- agenda- en planningssoftware (Calendly)
- hostingprovider en websitebeheer
- kunstmatige intelligentie (AI), waaronder ChatGPT, voor de ondersteuning van contentcreatie, analyses en coaching.
Daarnaast kunnen zorgvuldig geselecteerde externe dienstverleners, zoals een virtueel assistent, websitebeheerder of advertentiebeheerder, toegang krijgen tot persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.
Deze werkzaamheden kunnen onder meer bestaan uit:
- het verzenden van producten, oliën en welkomstpakketten
- administratieve ondersteuning
- technische ondersteuning van systemen
- ondersteuning bij e-mailmarketing
- het analyseren van marketing- en leadgegevens
- advertentiebeheer
- ondersteuning bij de inrichting en het beheer van onze systemen
Deze personen zijn uitsluitend bevoegd persoonsgegevens te verwerken voor zover dat noodzakelijk is voor hun werkzaamheden en zijn gehouden aan geheimhouding.
Voor zover wettelijk vereist sluiten wij met verwerkers een verwerkersovereenkomst of zorgen wij voor een andere passende juridische grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens.
Dit overzicht is niet limitatief. Wanneer wij andere vergelijkbare dienstverleners inzetten, kan deze privacyverklaring daarop worden aangepast.
Artikel 10. Internationale doorgifte van persoonsgegevens
Sommige van de door ons gebruikte softwareleveranciers zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of verwerken persoonsgegevens buiten de EER.
Dit kan onder meer gelden voor:
- ActiveCampaign
- Zapier
- Calendly
- Trello
- Microsoft
- Apple (iCloud)
- aanbieders van AI-diensten, zoals ChatGPT
Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat hiervoor passende waarborgen bestaan overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), bijvoorbeeld door gebruik te maken van de door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses (SCC’s) of een andere wettelijk toegestane doorgiftegrond.
Artikel 11. Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en onrechtmatige verwerking.
Daarbij maken wij onder meer gebruik van:
- beveiligde internetverbindingen (TLS/SSL)
- sterke wachtwoorden
- waar mogelijk twee-factor-authenticatie
- toegangsbeheer
- periodieke software-updates
- beveiligde cloudopslag
- geheimhouding door personen die toegang hebben tot persoonsgegevens
- verwerkersovereenkomsten waar dit wettelijk vereist is
Ook bij het gebruik van AI streven wij naar een zo veilig mogelijke verwerking van persoonsgegevens en beperken wij de verwerking tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor het beoogde doel.
Ondanks alle beveiligingsmaatregelen kan geen enkele digitale omgeving volledige veiligheid garanderen. Mocht zich onverhoopt een datalek voordoen dat gevolgen heeft voor jouw persoonsgegevens, dan handelen wij overeenkomstig de wettelijke meldplicht datalekken.
Artikel 12. Cookies en vergelijkbare technieken
De website www.topminded.nl maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken.
Deze cookies worden gebruikt voor:
- het goed laten functioneren van de website
- het analyseren van het gebruik van de website
- het verbeteren van de gebruikerservaring
- marketing- en advertentiedoeleinden, waaronder de Meta Pixel
- Google Analytics
Bij jouw eerste bezoek aan de website informeren wij je over het gebruik van cookies en vragen wij, waar wettelijk vereist, om jouw toestemming. Via de cookiebanner kun je jouw voorkeuren op ieder moment aanpassen. Daarnaast kun je cookies verwijderen of blokkeren via de instellingen van jouw internetbrowser.
De website www.oilminded.nl is uitsluitend informatief van aard en plaatst geen cookies waarmee persoonsgegevens worden verwerkt.
Artikel 13. Communicatie via externe platforms
Wij communiceren met cliënten en geïnteresseerden onder meer via:
- telefoon
- Messenger
- Trello
- Membirds
Wanneer je gebruik maakt van deze communicatiemiddelen, worden jouw persoonsgegevens mede verwerkt door de betreffende aanbieder van het platform. Deze aanbieders zijn zelfstandig verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen hun eigen diensten. Wij adviseren je daarom tevens kennis te nemen van de privacyverklaring van het betreffende platform.
Artikel 14. Jouw privacyrechten
Je hebt op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens.
Je hebt het recht om:
- inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken
- onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren
- persoonsgegevens te laten verwijderen, voor zover de wet dit toestaat
- de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken
- bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens
- eerder gegeven toestemming in te trekken
- jouw persoonsgegevens in een gangbaar digitaal formaat te ontvangen of te laten overdragen aan een andere organisatie (dataportabiliteit), voor zover dit wettelijk van toepassing is
Wil je gebruikmaken van één van deze rechten? Dan kun je contact opnemen via:
monique@topminded.nl
Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kunnen wij vragen om aanvullende informatie waarmee wij jouw identiteit kunnen verifiëren. Daarbij vragen wij nooit om meer gegevens dan noodzakelijk is.
Wij reageren in beginsel binnen één maand op jouw verzoek. Wanneer jouw verzoek bijzonder complex is, kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd.
Artikel 15. Klachten
Heb je een klacht over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Dan stellen wij het op prijs wanneer je eerst contact met ons opneemt, zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken.
Daarnaast heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Meer informatie vind je op:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl
Artikel 16. Wijzigingen van deze privacyverklaring
Topminded kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld wanneer wet- en regelgeving verandert of wanneer onze dienstverlening wordt aangepast.
De meest actuele versie van de privacyverklaring is altijd beschikbaar via onze website.
Bij belangrijke wijzigingen die gevolgen hebben voor de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken, zullen wij je hierover informeren, bijvoorbeeld via e-mail of via onze website.
Versie: 12 juli 2026