Privacyverklaring Topminded / Oil Minded
Topminded / Oil Minded (hierna te noemen: Topminded) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Contactgegevens:
Topminded / Oil Minded (KVK: 72482044)
Monique van Roekel
Voerakker 164
6713 SR Ede
+31 6 46 34 53 32
Persoonsgegevens die wij verwerken
Topminded verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
- Voor- en achternaam
- Geslacht (alleen indien nodig)
- Geboortedatum
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld in correspondentie, een intake- of vragenformulier, telefonisch of in een persoonlijk gesprek
- Betalings- en factuurgegevens
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Topminded verwerkt in sommige gevallen bijzondere persoonsgegevens:
- Gezondheidsgegevens in het kader van coaching en begeleiding
- Biometrische gegevens via een iTOVi-scan (uitsluitend met impliciete toestemming wanneer je de scan laat uitvoeren)
- Gegevens van personen jonger dan 16 jaar uitsluitend indien een ouder/voogd daarvoor aantoonbaar toestemming geeft (bijvoorbeeld bij een iTOVi-scan)
Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
Topminded verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Het afhandelen van jouw betaling
- Verzenden van onze nieuwsbrief en marketingcommunicatie (met tracking van klikgedrag)
- Je te kunnen bellen, appen, berichten te versturen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te voeren
- Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
- Om goederen en diensten bij je af te leveren
- Voor het nakomen van wettelijke verplichtingen (bijv. fiscale administratie)
Geautomatiseerde besluitvorming
Topminded neemt geen besluiten uitsluitend gebaseerd op geautomatiseerde verwerkingen die rechtsgevolgen hebben of jou in aanmerkelijke mate treffen.
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere wettelijke termijn geldt:
- Voor administratieve en fiscale gegevens geldt een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.
- Voor overige klant- en communicatiegegevens hanteren wij in principe een termijn van maximaal 3 jaar na het laatste contactmoment, tenzij wij deze langer moeten bewaren voor onze dienstverlening of wettelijke verplichtingen.
- iTOVi-scans worden bewaard zolang dit relevant is voor de begeleiding of totdat je om verwijdering vraagt.
- Voor nieuwsbriefabonnees geldt dat wij je gegevens bewaren totdat je je uitschrijft via de opt-out knop of wij de gegevens actief verwijderen.
Delen van persoonsgegevens met derden
Topminded deelt persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Wij werken samen met verschillende verwerkers en leveranciers. Voorbeelden hiervan zijn:
- Betaalprovider (Mollie)
- E-mailmarketingsoftware (ActiveCampaign)
- Boekhoudsoftware (Moneybird)
- Leeromgeving, community, betaalsysteem en affiliatesysteem (Membirds)
- Automationtools (Zapier)
- CRM en projectmanagement (Trello)
- Cloudopslag (iCloud en OneDrive)
- Agenda- en planningssoftware (Calendly)
- Hostingprovider en websitebeheer
Met deze partijen proberen wij verwerkersovereenkomsten te sluiten die voldoen aan de AVG. In de praktijk kan het voorkomen dat dit nog niet met alle partijen is geregeld; mocht dat nodig zijn, nemen wij aanvullende maatregelen of passen wij dit alsnog aan.
Dit overzicht is niet uitputtend; bij wijzigingen in onze systemen of leveranciers kan dit worden aangepast.
Internationale doorgifte
Sommige van bovengenoemde systemen zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zoals ActiveCampaign, Trello, iCloud, OneDrive, Zapier en Calendly. Wij zorgen in dat geval voor passende waarborgen, zoals de EU-standaardcontractbepalingen (SCC’s).
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Topminded neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Voorbeelden zijn:
- beveiligde verbindingen (TLS)
- toegangsbeheer
- wachtwoordbeleid
- twee-factor-authenticatie
- het sluiten van verwerkersovereenkomsten.
Cookies en vergelijkbare technieken
Topminded gebruikt cookies op www.topminded.nl voor een optimale werking van de website, het analyseren van gebruik (Google Analytics) en voor marketingdoeleinden (zoals de Meta-pixel). Via de cookiebanner kun je voorkeuren instellen of cookies weigeren. Daarnaast kun je cookies verwijderen via de instellingen van je browser.
De website www.oilminded.nl is puur informatief en plaatst geen cookies en verzamelt geen persoonsgegevens.
Communicatie via externe platforms
Wij communiceren soms via externe platforms zoals e-mail, telefoon, WhatsApp, Instagram, Messenger, LinkedIn, Trello en in de community van Membirds. Deze partijen zijn zelf verwerkingsverantwoordelijk voor het gebruik van hun diensten. Wij raden je aan ook hun privacyverklaringen te raadplegen.
Jouw rechten
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Topminded en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar monique@topminded.nl. Ter verificatie kunnen wij vragen om een kopie van je identiteitsbewijs. Maak hierin je pasfoto, MRZ, paspoortnummer en BSN onleesbaar.
Klachten
Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Onderaan staat de datum van de meest recente wijziging. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij je actief, bijvoorbeeld per e-mail of via onze website.
Versie: 17 augustus 2025